협업 증진 및 커뮤니티 구축을 위해 Google Workspace로 큰 기술 도약을 이룬 Forus

* 본 아티클의 원문은 2024년 12월 14일 Google Workspace 블로그(영문)에 게재되었습니다.

“생산적인 업무 환경을 만들기 위해 고군분투하던 상황에서 Google Workspace를 사용하기 시작했고, 그 결과 3,500명에 달하는 인력이 하나의 커뮤니티를 이루어 긴밀하게 협업할 수 있게 되었습니다. 당사는 이러한 유용한 앱 덕분에 기술적으로 큰 발전을 이룰 수 있었습니다.” — Andrés Vizcarrondo, Chief Digital Officer, Forus

본문 미리보기: 1980년 칠레에서 가족 회사로 출발한 Forus는 현재 전 세계에서 가장 인기 있는 의류 및 신발 브랜드인 Under Armour, Columbia, Patagonia, Hush Puppies, Vans 등의 제품을 공급하는 대규모 유통업체로 거듭났습니다. Forus 팀은 남아메리카 4개국에 흩어져 있는 약 400개의 매장에서 3,400명이 넘는 직원과 실시간 비동기식으로 효율성 있게 협업할 수 있는 방법이 필요했습니다. Forus는 현재 Google Workspace를 사용하여 다음과 같은 목적을 달성하고 있습니다.

• 협업하기 더 쉬운 환경의 커뮤니티 구축

• 직원 간 효과적인 커뮤니케이션을 지원하여 효율성과 생산성을 높이고 일과 생활의 균형 개선

• 회사의 지식 재산과 데이터를 안전하게 관리 

• 변경 관리 파트너를 통해 Workspace로 원활하게 전환하여 직원 채택률과 만족도 증진

목표와 과제

직원 3,400명가량이 3,500킬로미터 거리에 분산되어 일하는 상황에서 Forus의 팀원들은 고립감을 느꼈고 동료와 더 활발하게 소통하고 싶어 했습니다. 남아메리카의 이 의류 및 신발 유통업체가 기존에 사용하던 기술로는 칠레 본사와 우루과이, 콜롬비아, 페루에 흩어져 있는 매장 및 지사 간에 협업과 소통이 쉽지 않았습니다.

Forus의 최고 디지털 책임자 Andrés Vizcarrondo는 이 회사의 영업 인력이 사무실에서 매장으로, 그리고 고객과의 회의가 진행되는 현장으로 끊임없이 이동해야 했다고 말하며 다음과 같이 덧붙였습니다. “우리에게 필요한 것은 실시간 협업만이 아니었습니다. 현장에서 오프라인으로 진행되는 작업을 온라인으로도 동기화할 필요가 있었습니다. 하지만 이를 실현할 수 있는 효율적인 방법이 없는 상태였죠.” 

Google Workspace를 도입하기 전에 Forus는 구식 생산성 소프트웨어와 오프라인 애플리케이션에 의존하고 있었습니다. 소통할 방법은 이메일과 전화 통화뿐이었고 문서를 공유하기도 어려웠습니다. Vizcarrondo는 “시간대가 서로 다르다 보니 근무 시간이 맞지 않아 대화를 나누기가 어려웠습니다. 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션으로 협업하는 것은커녕 버전 제어를 관리하는 것도 거의 불가능했습니다.”라고 설명했습니다. 

이런 어려움에도 불구하고 관리팀의 일부 장기 근속자들은 변화를 꺼렸고, 새로운 기술을 도입하는 과정에 수반되는 재교육 부담에 대해 우려를 표했습니다. Forus는 4개국에 흩어져 있는 직원들 간에 공동체 의식을 강화하는 동시에 협업에 도움이 되는 직관적이고 사용하기 쉬운 도구가 필요했습니다.

Google Workspace로 전환

Google은 Vizcarrondo의 문의를 받고, Forus의 Workspace 구현 과정에 도움을 줄 수 있는 프리미어 파트너 Noventiq를 추천했습니다. 변경 관리를 전문으로 하는 Noventiq는 전환을 진행하기에 앞서 Workspace의 이점을 자세히 소개하며 Forus 팀의 우려를 해소할 수 있도록 도와주었습니다. 그런 다음, Noventiq에서 두 명의 프로젝트 매니저가 각각 사용자 협업과 관련된 기술적 측면과 이러한 전환을 통해 생기는 문화적 변화 측면을 담당하여 전환을 지원했습니다.

그 결과, 불과 6개월 만에 70%가 넘는 직원이 Workspace를 사용하게 되었습니다.  

Vizcarrondo는 과거를 회상하며 이렇게 말합니다. “나라별로 자체 시스템을 통해 각자 문서를 관리하던 시절에는 Forus의 정보가 사일로화될 수밖에 없었고, 해결되는 문제보다 새롭게 생기는 문제가 더 많았습니다. 이제는 제가 Google Slides에서 텍스트를 작성하면 다른 직원이 차트를 만들고, 또 다른 직원이 디자인을 매만지는 방식으로 작업을 진행합니다. Workspace가 제공하는 통합된 도구 모음 덕분에 공동체 의식을 나누며, 원활하게 협업을 진행하고, 공유 문서 전반에서 일관성을 유지할 수 있게 되었습니다.”

언급된 Google Docs, Slides, Sheets의 기능은 새롭고 비선형적인 워크플로를 매끄럽게 진행하는 데 특히 유용합니다.

Forus의 IT팀에서도 만족감을 보였습니다. 메일 서버, 메일 클라이언트, 소프트웨어 라이선스를 나라별로 달리 관리하는 대신 하나의 플랫폼으로 전환하게 되면서 IT 관리가 더 쉬워지고 비용도 줄었습니다. 칠레 팀과 콜롬비아 팀이 온보딩을 마쳤고 이제 우루과이와 페루 팀원들의 합류를 기다리고 있습니다.

Workspace는 Forus의 데이터 보안에도 긍정적인 영향을 미쳤습니다. “Forus는 상장 회사인 만큼 정보를 공유할 때 특별히 주의를 기울여야 합니다.”라고 Vizcarrondo는 말합니다. Forus는 이전에 개인 이메일이나 휴대용 드라이브를 통해 정보를 주고받았습니다. 그러나 이제는 Forus 서버의 모든 데이터를 Workspace로 관리하면서 액세스 권한을 세분화할 수 있게 되었고, 덕분에 누가 어떤 데이터에 액세스하는지 IT팀에서 확인할 수 있게 되었습니다.

Vizcarrondo는 말합니다. “안전한 데이터 환경을 제공하는 검증된 도구 덕분에 안심할 수 있습니다. 심지어 일부 계약과 기밀유지 협약은 출력본이 더 이상 필요하지 않으므로 비용 절감에도 큰 도움이 됩니다.” 

Workspace 구현의 또 다른 이점은 일과 생활의 균형이 개선되었다는 점입니다. 구현 후 사내 설문조사 결과에서 직원 만족도 점수가 크게 오른 것으로 나타났습니다.

앞으로의 방향

현재 Forus에서 가장 많이 사용되는 앱은 Docs, Slides, Sheets, Calendar지만, 기술에 능숙한 일부 직원들을 중심으로 Google Workspace with Gemini를 사용하는 인원이 늘어나기 시작했습니다. Vizcarrondo 역시 이전에는 어렵게 느꼈던 이메일 초안 작성과 요약 작업에 Gemini를 사용하고 있습니다. “Gemini는 외부 소스에서 데이터를 추출하고 이 데이터를 Google Sheets에 자동으로 전송하는 데도 상당히 도움이 됩니다.”라고 그는 말합니다.

Vizcarrondo는 Forus와 비슷한 다른 회사에서도 Workspace를 기반으로 통합하면 도움이 될 것이라는 의견을 전하며, 이러한 전환 과정을 관리해 줄 알맞은 파트너를 찾는다면 훨씬 더 좋은 결과를 얻을 수 있다고 말합니다. “변화에 대한 두려움을 극복해야 합니다. 눈을 질끈 감고 힘차게 도약해 보세요. Forus에서도 전환 과정이 어려울 것이라고 생각했지만 Google과 Noventiq의 지원 덕분에 바라던 모든 것을 이룰 수 있었습니다.”라고 Vizcarrondo는 말합니다.